La tecnología juega un papel importante en el éxito de cualquier negocio. Una prueba de esto es que se han desarrollado programas informáticos que agilizan las operaciones, permiten realizar las tareas de los diversos departamentos e incluso, facilitan la conexión con los clientes.
Ahora bien, ¿cuáles son los tipos de software con los que una PYME o pequeño negocio debe contar? A continuación, veamos una lista con los indispensables y cómo pueden ayudar a mejorar la productividad, la gestión y el crecimiento de las empresas.
ERP (Enterprise Resource Planning)
Un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP, por sus siglas en inglés) es un programa que integra los procesos y departamentos que conforman una empresa para facilitar la gestión y automatización de todas las tareas cotidianas, por ejemplo, finanzas, inventario, compras, ventas, recursos humanos, gestión de inventario, planificación de la cadena de suministro y producción.
En un solo panel de control permite tener un panorama completo de la empresa, además, sirve para optimizar los flujos de trabajo y mejorar la toma de decisiones a partir de datos.
En el mercado existen diferentes ERP adaptados a todo tipo de empresa, es el caso de ERP Sage 50, que ayuda a las PYMES a mejorar su eficiencia operativa, reducir costos y optimizar la toma de decisiones estratégicas.
CRM (Customer Relationship Management)
El software CRM o de gestión de las relaciones con los clientes, es un programa en el que se recopilan, almacenan y gestionan de manera efectiva la información de los clientes, pero no solo sus datos e información de contacto, sino también su historial de compras y preferencias. Como resultado, la atención al cliente se mejora, se pueden personalizar las comunicaciones, hacer seguimiento de ventas y marketing y fomentar la lealtad.
En otras palabras, gracias al CRM, las empresas tienen una visión 360 grados de sus clientes, lo que le da los insumos necesarios para que el servicio sea más personalizado y adaptado a las necesidades individuales de cada uno. Además, tareas repetitivas como el envío de correos electrónicos de seguimiento, la programación de recordatorios y la gestión de campañas de marketing dirigidas, se pueden automatizar evitando así el trabajo manual.
Control horario y gestión de personal
Los software de control horario de trabajadores y gestión de personal son un tipo de programa informático esencial para toda compañía que desee llevar un registro de los empleados, concretamente, de las horas trabajadas. Esta información luego puede ser utilizada para gestionar los horarios de los empleados, calcular la nómina y controlar la asistencia. Además, facilitan a los encargados de recursos humanos la asignación de tareas, programación de turnos y evaluación del rendimiento del personal.
Estos programas incluyen una serie de funciones diversas y útiles que no solo tienen que ver con el horario, sino también permiten la gestión de solicitudes de vacaciones y permisos y la generación de informes. De esta manera, la gestión del personal se hace con mayor eficiencia, menos errores y aumenta la productividad.
Los mejores programas de este tipo, por ejemplo, Nadilux Control Horario, ni siquiera necesitan que se haga una instalación, sino que funcionan en la nube, lo que les convierte en una solución flexible, accesible, eficiente y moderna.
Software de gestión financiera
Una de las tareas clave dentro de toda empresa es la gestión financiera, por eso es necesario hacerla con eficiencia. Por suerte, existen software especializados que ayudan a las PYMES a llevar un control preciso de los ingresos y gastos, generar facturas, gestionar cuentas por cobrar y por pagar, y generar informes financieros. Tener esta información al día y actualizada, facilita la toma de decisiones y permiten a los directivos realizar una mejor planificación presupuestaria.
Por lo general, estos programas tienen una serie de funcionalidades para abarcar distintos aspectos. Se les conoce como módulos y los más comunes son el de contabilidad, facturación, control de gastos, conciliación bancaria y generación de informes financieros. Gracias a esto, disminuyen el riesgo de errores humanos al llevar los números y se obtiene una visión clara de la salud financiera del negocio.
Software de gestión de proyectos
Con un software de gestión de proyectos, las empresas pueden planificar, organizar y supervisar todas las etapas de un proyecto, lo que también incluye asignar tareas, establecer plazos, gestionar recursos y colaborar de manera eficiente. A la vez que permiten hacer un seguimiento del progreso del proyecto, sirven para hacer más eficiente la comunicación y coordinación entre los distintos miembros del equipo.
Para la gestión adecuada, en este software se pueden crear diagramas de Gantt, asignar recursos, colaborar en tiempo real y hacer seguimiento del avance. En consecuencia, ayuda a las pequeñas empresas a optimizar la gestión de proyectos, mejorar la productividad y cumplir con los plazos establecidos.
Software de gestión de redes sociales
Las empresas necesitan tener presencia en las redes sociales, puesto que estas permiten crear una comunidad en torno a la marca, monitorear menciones e interactuar con los clientes. No obstante, si se tiene perfiles en muchas de ellas, se requiere un software que permita gestionar la presencia de forma adecuada.
Los software de gestión de redes sociales lo hacen posible, al tener funciones para la programación de publicaciones, monitorear y responder a comentarios, analizar métricas de desempeño y gestionar múltiples cuentas desde una sola plataforma. Esto hace posible que las empresas gasten menos tiempo y esfuerzo en administrar sus perfiles en las redes sociales, lo que les hace ganar tiempo para enfocarse en la creación del contenido que publicarán en ellas.
Software de gestión de inventario
Un software de gestión de inventario es fundamental para optimizar el control y seguimiento de los productos, puesto que con él se puede llevar un registro actualizado de las existencias, gestionar pedidos, realizar seguimiento de ventas y reabastecer. De esta forma, ayuda a minimizar las pérdidas por inventario obsoleto o agotado, y garantizan que se cuente con un flujo de productos eficiente.
También, pueden incluir otras características como alertas de stock bajo, gestión de proveedores, control de costos y análisis de patrones de venta. En conjunto, sus funciones se traducen en mayor satisfacción del cliente y una reducción de costos innecesarios.
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